Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů pro dodavatelsko-odběratelské vztahy

Společnost Westlogic s.r.o. se sídlem v Opavě na adrese Olomoucká 267/29, IČO 286 37 372, bere ochranu osobních údajů údaje vážně, proto se, prosím, seznamte s informací, jakým způsobem naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v souvislosti s poskytováním služeb a produktů.

Jaké osobní údaje od Vás potřebujeme?

Společnost Westlogic s.r.o. je správcem osobních údajů, které nám Vy poskytujete. Shromažďujeme o Vás osobní údaje, které jsou přiměřené účelu, pro který jsou zpracovávány. V žádném případě neshromažďujeme vaše citlivé osobní údaje (zvláštní kategorii osobních údajů).

Proč vaše osobní údaje potřebujeme?

1. Pro účel obchodních (odběratelsko/dodavatelských) vztahů zpracováváme z důvodů plnění smluvních povinností tyto osobní údaje:
   • Jméno, příjmení, titul, datum narození, trvalé bydliště, kontaktní adresa, email, telefon, fax, bankovní spojení, firma, poznámka pro prodejce, objednávka, faktura, komunikace s klientem, reklamace (číslo objednávky, jméno, příjmení, e-mail, vina, fotografie, číslo účtu, vrácená částka).
   Osobní údaje uchováme po dobu 10 let od realizace poslední části plnění dle smlouvy, nepožaduje-li jiný právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší.
2. Pro účel daňové a účetní evidence zpracováváme z důvodů nezbytných pro splnění zákonných povinností tyto osobní údaje:
   • Dokumenty daňové a účetní evidence.
   Účetní dokumenty držíme 5 let, daňové dokumenty držíme 10 let.
3. Pro účel evidence zaslaných vzorků je naším oprávněným zájmem zpracovávat tyto osobní údaje:
   • Jméno, příjmení, e-mail, telefon, dodací adresa, firma, podrobnosti o zaslaných vzorcích
   Tyto osobní údaje držíme po dobu 2 let od zaslání posledního vzorku.
4. Pro účel přímého marketingu pro naše zákazníky na oprávněného zájmu zpracováváme tyto osobní údaje:
   • Jméno, příjmení, email, zaměstnavatel, otevření e-mailu, využití odkazu v e-mailu.
   Tyto osobní údaje držíme nanejvýš po dobu 2 let od posledního nákupu nebo konce čerpání služby.
5. Pro účel hodnocení zakoupených produktů a zlepšování našich služeb je naším oprávněným zájmem zpracovávat tyto osobní údaje:
   • E-mail
   Tyto osobní údaje držíme po dobu 10 dní.
6. Za účelem zkvalitňování služeb držíme vaše dotazy k našim službám jako náš oprávněný zájem tyto osobní údaje:
   • Jméno, e-mailová adresa, dotaz.
   Vaše dotazy k naší službě mažeme nejpozději po uplynutí 6 měsíců.
7. Pro účel evidence a hlášení případů porušení zabezpečení osobních údajů je naším oprávněným zájmem pro obranu našich právních nároků zpracovávat tyto osobní údaje:
   • Jméno, příjmení, datum narození, telefon, e-mail, datum oznámení, popis incidentu, přijatá opatření.
   Tyto osobní údaje budeme držet 10 let.
8. Pro účel výkonu práv pro ochranu osobních údajů je naším oprávněným zájmem pro obranu našich právních nároků zpracovávat tyto osobní údaje:
   • Jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště, datum žádosti, předmět žádosti, datum odpovědi, odpověď při plnění práv subjektu údajů, podpis.
   Tyto osobní údaje držíme po dobu 10 let.
Proti zpracování na základě oprávněného zájmu společnosti Westlogic s.r.o. můžete podat námitku u našeho pověřeného pracovníka.
9. Pro účel marketingu a propagace společnosti a na základě vašeho souhlasu zpracováváme tyto osobní údaje:
   • Jméno, příjmení, email, zaměstnavatel, otevření e-mailu, využití odkazu v e-mailu.
   Tyto osobní údaje držíme nanejvýš po dobu 5 let nebo do odvolání vašeho souhlasu.
10. Na základě vašeho souhlasu u nás můžete mít také svůj účet registrovaného uživatele, kde jsou zpracovávány tyto osobní údaje:
    • Jméno, příjmení, e-mail, telefon, fax, firma, trvalé bydliště, kontaktní adresa, firma, heslo (hash hesla), vaše sleva, historie objednávek.
    Váš účet bude aktivní po dobu 5 let od vaší poslední návštěvy účtu, pak jej smažeme, pokud svůj souhlas neodvoláte dřív.
11. Využití cookies řešíme zde

Svůj souhlas se zasíláním marketingových materiálů můžete odvolat v patičce každého e-mailu nebo u našeho pověřeného pracovníka.

Komu vaše osobní údaje zpřístupňujeme?

Osobní údaje poskytujeme těmto příjemcům:

• Pro účel vedení účetnictví a personalistiky využíváme společnost Westlogic s.r.o. (IČO 28637372).
• Pro účel komunikace se zákazníky a práce s dokumenty využíváme služeb společnosti Google Inc., sídlem 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
• Pro sběr vašich zpětných vazeb spolupracujeme se společnostmi:
  • Heureka Shopping s.r.o. (IČO 023 87 727);
  • Seznam.cz, a.s. (261 68 685).
• Pro správu našich kontaktů využíváme služeb společnosti Raynet (IČO 268 43 820).
• Naše webové stránky běží u společnosti Shoptet s.r.o. (IČO 289 35 675).
• Finanční služby zajišťují:
  • Fio banka, a.s. (IČO 618 58 374);
  • GOPAY s.r.o. (IČO 260 46 768);
  • TWISTO s.r.o. (IČO 256 06 115).
• Podporu účetního systému zajišťuje PREMIER system, a.s. (IČO 258 20 516).
• IT podporu zajišťují fyzické osoby pracující v sídle společnosti.
• Dopravní služby poskytují nebo nám s nimi pomáhají:
  • Česká Pošta, s.p. (IČ0 471 14 983);
  • Geis Parcel CZ s.r.o. (IČO 630 77 051);
  • PPL CZ s.r.o. (IČO 251 94 798);
  • Balíkobot, s.r.o. (IČO 062 83 799).
  • General Logistics Systems Czech Republic s.r.o. (IČO 260 87 961).

Výše uvedení příjemci zpracovávají vaše osobní údaje pouze za uvedenými účely a na základě našich pokynů v souladu s příslušnými opatřeními pro zajištění důvěrnosti a zabezpečení vašich osobních údajů.

Osobní údaje jsou předávány mimo země Evropské unie s dostatečnou zárukou – společnost Google Inc. je součástí Privacy Shield.

Jaká jsou Vaše práva?

Pro ochranu vašich osobních údajů můžete bezplatně uplatňovat vaše práva:

Právo na přístup – pokud byste chtěli vědět, jaké osobní údaje o vás naše společnost drží.

Právo na opravu – pokud jsou Vámi poskytnuté informace nepřesné nebo se změnily, můžete kdykoliv požádat o opravu vašich osobních údajů.

Právo na výmaz – při uplatnění tohoto práva o Vás smažeme všechny osobní údaje, které identifikujeme jako nepotřebné (nemající zákonný účel) nebo protiprávně držené. Právo na výmaz je uplatňováno také samočinně v případě, že skončila doba určená pro držení osobních údajů, odvoláte svůj souhlas nebo uznáme vaši námitku proti zpracování.

Právo na omezení zpracování – v případě, že chcete obhájit své nároky a naše společnost neplní Vaše požadavky při uplatňování práva na ochranu osobních údajů, můžete uplatnit své právo na omezení zpracování a my nebudeme vaše osobní údaje používat, kromě případů, kdy je to vyžadováno zákonem. Budeme Vás informovat, pokud bychom se rozhodli Vaše údaje dál používat.

Právo na přenositelnost údajů – pokud jste nám poskytli údaje na základě souhlasu nebo pro potřeby smlouvy, máme povinnost na Vaši žádost tyto údaje předat v elektronické podobě Vám nebo příjemci, kterého určíte.

Právo vznést námitku – proti zpracovaní osobních údajů na základě oprávněného zájmu (např. ochrana majetku nebo obrany práv), pokud porušují Vaše práva a svobody.

Právo podat stížnost – buď u našeho pověřeného pracovníka nebo u Dozorového úřadu.

Kontakt na pověřeného pracovníka

Chcete-li získat podrobnější informace o tom, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje nebo uplatňovat svá práva, obraťte se na našeho pověřeného pracovníka:

poverenypracovnik@fexi.cz

Jak s osobními údaji nakládáme?

Při zpracování Vašich osobních údajů uplatňujeme následující postupy a mechanismy, protože zabezpečení a ochrana osobních údajů jsou našimi klíčovými prioritami.

1. Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro určitý, jasně a srozumitelně stanovený účel a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování;
2. Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů, a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému přístupu k Vašim osobním údajům;
3. Vždy Vás informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů;
4. V naší společnosti dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům. Veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

Jak Vaše osobní údaje chráníme?

• Zpracování osobních údajů v naší společnosti je řízeno metodikou prosazování ochrany osobních údajů. Jsou stanoveny konkrétní kroky a procesy organizačního i technického zabezpečení. Pokyny a postupy ochrany osobních údajů jsou pravidelně aktualizovány a jejich plnění je pod neustálou kontrolou. Při zpracování využíváme bezpečnostní mechanismy zajišťující ochranu osobních údajů na co nejvyšší možné úrovni před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, pozměňováním, neoprávněnému zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo neoprávněný přístup k nim.
• Zaměstnanci a osoby, které s osobními údaji pracují v rámci svých pracovních či smluvně daných povinností, jsou vázány mlčenlivostí danou legislativou nebo smluvním vztahem, mlčenlivost trvá i po skončení jejich pracovního nebo smluvního vztahu k nám.